GTD & ZTD : 성공하는 사람의 스마트폰엔 뭔가 특별한 것이 있다

GTD & ZTD 관한 포스트를 개인적으로 읽어보려고 정리해 놓았습니다. 가끔 시간이 나면 읽곤 합니다.  이 책을 읽으니 스마트폰으로 GTD와 ZTD를 효율적으로 사용하는 방법에 대해 자세히 나와있습니다. 스마트폰에 관한 이야기라고 하지만 대부분 FF, GTD 그리고 ZTD에 관한 이야기가 대부분입니다.

스마트폰으로 효율적인 일정관리를 원한다면 읽어보길 권합니다. 물론 아래 링크된 내용을 좀 더 많이 숙지하시면 책의 내용을 이해(? 익숙해)하는데 많은 도움이 될 것입니다.

여러가지 툴들이 나옵니다. 어떤 툴을 사용하느냐는 중요하지 않습니다. 그 툴을 습관화할 수 있도록 지속적으로 실행하느냐가 중요합니다. 또한 점점 더 툴들이 복잡해집니다. 그 툴의 기능을 익히는데 집중을 하고 실제로 일의 효율적인 처리에는 등한시합니다. 기본에 충실합시다. 우선 나부터... Did You GTD today?

*

(직장생활이든 개인생활이든)언제 어디서든 해야할 모든 일에 바로 적용할 수 있다. 여기서 일이란 현재와 다른 상태로 바꾸길 원하거나 바꿔야 하는 모든 것으로 규정한다. 사람들은 '일(업무)'과 '개인생활'을 구분하지만 나는 그렇지 않다. ... 하는 일 모두가 '일'이다.
- 데이비드 알렌 <끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기> 20쪽

*

일상생활에서 발생하는 대부분의 일들은 중요한 것도 있고, 중요하지 않은 것도 있지만 반드시 해야할 일이다. 따라서 데이비드 알렌은 끊임없이 발생되는 모든 문제를 중요도에 상관없이 모두 취합하여 기계적으로 워크플로어에 따라 처리하도록 한다. 즉 중요도나 우선순위를 고려하지 않고 순간순간 기계적으로 워크플로에 따라 처리해 나가는 방법이 GTD(Getting Things Done)이다. (88쪽)

*

GTD의 첫번째 단계 : 수집 - 메모를 하는 가장 기본적인 이유 중 하나가 '잊기 위해서'임을 알게 된다. 즉 머리를 좀 더 중요한 목적에 활용하기 위하여 기억해야 할 일들을 메모한 후 잊는다는 것과 같은 의미로 모든 열린고리를 꺼내서 외부에 기록하는 것이다.

GTD의 두번째 단계 : 처리 - 수집된 모든 열린 고리를 규칙적으로 검토한 후 처리한다. 처리과정에서 가장 중요한 것은 한 번에 한가지만 생각한다는 것이다. (90쪽)


*

업무흐름 5단계 경영법

1. 수집(Collect)
업무를 처리하기에 앞서 어떤 업무들이 있는지 우선 파악해야 한다. 수집 단계에는 처리해야 할 업무를 체계적으로 정리한다. 수집 도구들은 항상 곁에 두고 어디에서나 바로 꺼내 쓸 수 있어야 한다.

2. 가공(Process)
수집된 정보는 저절로 조직화되지 않으며 그 전에 우리가 조직화할 수 있는 것인지 의사결정을 내려야 한다. 우선 수집함에서 업무 리스트나 서류 더미를 꺼내어 검토하고 평가해야 한다.

3. 조직화(Organize)
업무들을 가공하면서 그것들이 최상의 위치에 배치되어 있는지 점검하는 과정이다. 업무들이 제자리에 있지 않으면 오히려 시간만 많이 들 뿐 효율적인 업무처리와는 멀어지게 된다.

4. 검토(Review)
이 단계는 업무들을 높은 상공에서 매주 한 번씩 내려다보는 시기이다. 선택된 행동이나 사항들을 눈앞에 쭉 늘어놓고 훑어봐야만 유효성을 극대화할 수 있다.

5. 실천(Do)
업무흐름 경영 과정도 결국 특정 시간이 되면 올바른 행동을 하려는 것이다. 앞의 네 단계를 제대로 마쳤다면 자신감을 가지고 행동으로 실천해야 한다. 자신의 결정에 대한 믿음이 중요하다.

GTD 따라잡기 #1 - 원리 그리고 프로세스
GTD 따라잡기 #2 - GTD 준비하기
GTD 따라잡기 #3 - GTD vs. Franklin System
GTD 따라잡기 #4 - 단계 1 : 수집 (Collect)
GTD 따라잡기 #5 - 단계 2 : 처리 (Process)
GTD 따라잡기 #6 - 단계 3 : 정돈 (Organize)
GTD 따라잡기 #7 - 단계 4 : 검토 (Review)
GTD 따라잡기 #8 - 단계 5 : 실행 (Do)


GTD 준비 단계
GTD의 선택

모든 것을 수집하다
GTD 1 단계 - 수집
Virtual Inbox


GTD 기본 개념
프랭클린 플래너
다음 행동과 프로젝트
GTD의 함정

Getting Things Done Video, David Allen

GTD보다 더 중요한 것들
GTD원리의 개인실천

*

GTD의 효율적인 방법임에도 불구하고 몇가지 단점이 있습니다. 이러한 단점을 보안하고자 나온 방법이 ZTD(Zen To Done)입니다. 

*

1. GTD 시스템 역시 많은 습관을 변화시켜야 한다.
→ ZTD는 한 번에 한 가지 습관만 제데로 고친다.

2. GTD 시스템은 실행에 대한 집중이 부족하다.
→ ZTD는 행동을 중시한다.

3. GTD 시스템은 지나치게 자율적이다.
→ ZTD는 다음 2가지 습관을 가질 것을 권장한다.
첫째, 계획을 세우는 습관 즉 매일 반드시 해야 할 가장 중요한 일(MIT) 3가지와 매주 반드시 마쳐야 할 일들(매 주의 큰일들)을 계획하는 습관을 기르는 것.
둘째, 규칙적인 삶의 습관 즉 매일 매주 규칙적으로 보내는 습관을 기르는 것.

4. GTD 시스템은 너무나 많은 일을 하려고 한다.
→ ZTD는 과감히 생략한다.

5. GTD 시스템 목표에 대한 고려가 부족하다.
→ ZTD는 그 날과 그 주의 가장 중요한 일을 찾게 한다.

*

(스마트폰을 이용한) 실행력을 높이는 ZTD의 10가지 습관

1. 입체적인 수집을 하라. → 항상 스마트폰을 휴대하고 다니며 수집하라.
2. 수신함 항목에 대해 가능한 빠른 의사결정을 내려라. → 매일 자기 전 스마트폰으로 처리와 정리 작업을 한다.
3. 금일, 금주에 할 일을 계획하라. → 매일 아침 일어나자마자 스마트폰으로 그날 계획을 세운다.
4. 한 번에 한 가지 일만 하라. → 업무 주변 환경을 잘 정리한다. 습관을 들이자.
5. 할 일 목록을 단순화하고 자주 확인하라.
6. 집중화하라. → 스마트폰으로 모든 이메일, 할 일, 메모, 정보를 모아 스마트폰만으로 모든 업무 처리가 가능하게 만든다.
7. 시스템과 목표를 점검한다. → 데일리트래커를 활용해 주간, 월간, 연간 리뷰를 실행한다.
8. 꼭 필요한 목표와 할 일만 남긴다. → GTD 시스템에서 몇 가지 연관된 할 일을 프로젝트로 만들다보면 수많은 프로젝트를 갖게된다. 프로젝트 이름에 번호를 달자. 한 번에 최대 5개까지만 간심을 가지고 처리하도록 하자.
9. 규칙적인 행동을 하라. → 포켓인포먼트의 일정에 매일 반복되는 일들을 처음 한 달 동안 알람과 함께 설정해놓는다.
10. 정말로 좋아하는 일을 찾는다. → 일을 성취하는 데 있어서 가장 중요한 요소는 열정이며 열정은 모든 것을 극복하게 해준다.

*

Zen To Done (ZTD) - 궁극의 생산력 해결방안
ZTD의 10가지 습관 1 - 수집(Collect)
ZTD의 10가지 습관 2 - 처리(Process)
ZTD의 10가지 습관 3 - 계획(Plan)
ZTD의 10가지 습관 4 - 집행(Do)
ZTD의 10가지 습관 5 - 리스트 체크
ZTD의 10가지 습관 6 - 조직/정리(Organize)
ZTD의 10가지 습관 7 - 리뷰(Review)
ZTD의 10가지 습관 8 - 단순화(Simplify)
ZTD의 10가지 습관 9 - 규칙화 (Routines)
ZTD의 10가지 습관 10 - 열정(Passion)


*

Getting Things Done Quick Reference Card

GTD wallpaper v3


What is GTD ? - David Allen
Getting Things Done - Wikipedia, the free encyclopedia
Take a Tour of David Allen's Office

나머지를 위한 GTD 블로그

<끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기> 서평
끝도 없는일, 깔끔하게 해치우기(Inuit님)
[서평] Getting Things Done(세아르님)
끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기(likejazz님)



덧붙임_
시공사, 2010년 12월 초판 1쇄

성공하는 사람의 스마트폰엔 뭔가 특별한 것이 있다 김동균 지음/시공사